Nadie duda que estamos en entornos inciertos y marcados por el cambio constante. El movimiento continuo forma parte de nuestra realidad en la organización y necesitamos adaptarnos continuamente. Adquirir la capacidad para gestionar el cambio es cada vez más relevante y si queremos tener éxito necesitamos que forme parte del ADN de la organización.

El cambio está presente en muchas partes de la organización, por ejemplo, cuando instalamos una nueva herramienta, cuando modificamos el flujo de trabajo de los proyectos, cuando realizamos una reestructuración de equipos etc…

Para cada uno de los cambios que realizamos es necesario que las personas los adopten. Necesitamos proveer de las condiciones necesarias para facilitar el cambio a las personas::

1. Creando un entorno de trabajo en el que las personas -individuos, equipos, grupos, departamentos… - se muevan hacía la dirección adecuada
2. Compartiendo la dirección que habremos definido como nuestro futuro deseado de cambio, nuestro horizonte.
3. Moviendo a las personas, ¿cómo? generando un movimiento coherente hacia ese horizonte. Un movimiento que es la unión de los diferentes individuos, equipos, grupos….
4. Probando diferentes ideas y realizando tareas desde sus puestos de trabajo con el objetivo de estar más cerca del horizonte.

Para gestionar el cambio de forma exitosa necesitamos tratarlo como una iniciativa con un enfoque adaptativo, dado que el camino a recorrer es incierto. Tenemos que hacer una gestión a corto plazo, pero sin olvidar el medio y largo plazo. Esto nos permitirá reconducir el cambio y adaptarnos a las diferentes circunstancias que nos vayamos encontrando.

La estrategia para la gestión del cambio

Para ayudar a llevar a cabo las metas de la organización generamos una estrategia de gestión del cambio. De esta forma proveemos de una de las condiciones necesarias para facilitar su implementación y adopción.

¿Qué beneficios obtenemos cuando contamos con una estrategia para la gestión del cambio? Aquí alguno de ellos:

• Focalizar a la organización para alcanzar las metas estratégicas
• Agilizar la toma de decisiones en la incertidumbre
• Aumentar la eficiencia y calidad de los procesos reduciendo el Time To Market
• Mejorar la distribución del trabajo funcionando como un solo equipo
• Aumentar las habilidades de los empleados y adecuar las personas a los puestos

Definiendo una iniciativa de cambio

La gestión del cambio la podemos representar como las iniciativas que necesitemos realizar para alcanzar las metas estratégicas de nuestra organización.

Para tener un punto de partida necesitamos realizar primero una definición del cambio que queremos llevar a término.

Para realizar esta definición necesitamos tener varios aspectos en cuenta, por ejemplo:

• Una definición formal que exprese la meta que queremos alcanzar
• Preguntarnos por qué es importante realizar ese cambio, cuál es la necesidad real y qué beneficios vamos a obtener
• Los cambios llevan tiempo. Necesitamos validar de alguna forma que vamos progresando. Por ello nos tenemos que - preguntar que sería un éxito por ejemplo en 3 meses, 6 meses y 12 meses
• Necesitaremos medir el avance hacía el futuro deseado, para ello tendremos que definir las métricas que consideremos oportunas
• El cambio siempre lo realizan las personas, es por ello que necesitamos detallar qué personas -individuos, equipos, grupos, departamentos, organización…- están afectadas por el cambio y qué personas son necesarias para impulsar el cambio -los influencers-. También necesitaremos detallar cuál es su predisposición a adoptar el cambio al inicio y cuál debería ser su predisposición al final del cambio
• Para cada uno de los grupos de personas o individuos afectados, detallaremos qué está ocurriendo ahora y que puede ocurrir cuando promovamos el cambio
• Detallaremos cuales son las fuerzas promotoras, es decir, lo que nos es favorable para que el cambio se adopte
• Y por último detallaremos cuáles son las resistencias, lo que no nos es favorable para que el cambio se adopte

En este punto contamos con una definición detalla el marco de la iniciativa. Lo siguiente es plantearnos cómo lo vamos a llevar a término, la ejecución, qué tareas concretas vamos a necesitar realizar.

Definiremos un primer listado de tareas que nos permitirá llegar del momento actual al horizonte de cambio. Este listado lo iremos actualizando en función de los hallazgos y aprendizajes que vayamos obteniendo de la ejecución de las tareas.

El entorno y el camino a seguir son inciertos, los cambios producen otros cambios a medida que pasa el tiempo. Es por ello que de forma periódica y en función de la ejecución, iremos actualizando lo definido como punto de partida.

Es importante visualizar esa evolución y para ello debemos realizar sesiones de revisión donde actualizaremos la información y avances.

Un ejemplo de representación visual de una iniciativa de cambio

Una estructura nos permite trabajar de una forma más ordenada. Representar una iniciativa de cambio de forma visual nos puede ayudar a tener todo a la vista. Además nos permite generar nuevas instantáneas cada vez que realicemos una sesión de revisión para representar el camino que hemos ido tomando. Ejemplo:

Aunque es solamente un ejemplo, busca siempre coger aquello que te interesa, crear lo que te falte y trasladarlo a tu contexto.

Conclusiones

Podemos concluir que:

• La estrategia para la gestión del cambio está compuesta por la suma de las diferentes iniciativas de cambio que necesitemos realizar
• Tenemos que hacer una gestión a corto plazo, pero sin olvidar el medio y largo plazo
• Las iniciativas de cambio nos permiten reconducir el cambio y adaptarnos a las diferentes circunstancias que nos vayamos encontrando
• Una representación visual de las iniciativas de cambio nos ayuda a tener las distintas fotos del camino que hemos ido ejecutando

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